会议场地搭建

发表时间:2018-09-28 14:58来源:湖南新启航国际会展有限公司
文章附图

一个合适的会议活动场地是会议举办成功的必要设施,也是会议以及活动的基础硬件之一。选择什么样的场地要根据会议和活动的性质、来宾构成、会议规模等因素来确定。


一、新启航设计团队按照客户所需结合实际情况竭力设计会场平面布局示意图,对场地做出视觉3D效果,让客户更直观的了解场地布局以及视觉效果;最终确认方案并实施。


常见的会场布局图:岛屿式,课桌式,回字形,会见形,口字形,宴会式

根据活动的性质、功能和效果要求,场地一般可以有以下规划:


1、岛屿式:适用于研讨和小组讨论结合的会议内容,增加小组间的交流和聆听会议主持的发言。


2、课桌式:适用于论坛、新闻发布会、研讨会、培训等等,这种形式便于听众作记录。


3、围桌式:适用于中式宴会,如答谢会、招待会、茶话会等。


4、剧院式:适用于新闻发布会、论坛、辩论会、启动仪式等。


5、回字形:适用于学术研讨会一类型的会议,公司例会、部门会议等。


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                                                课桌式布局图展示



二、会场搭建

在场地的规划使用上,一般有以下几个主要功能区组成:

1、签到区: 落实签到台摆放位置、指引牌、KV、喷绘展板、签到KV等


2、舞台区:舞台区域根据设计师的效果图确定布置安装位置,确定屏幕最佳视线距离,按要求铺设线缆并按需配备线槽,提前调试设备,测试现场效果,时刻为主办方过彩排流程而准备着,避免拖延主办方人员时间。


3、来宾区:桌椅准备及摆放要求整齐、千净;文具及资料摆放;欢迎牌、指引|牌具体明确、清楚;席位牌准备及摆放符合来宾级别的基本要求;茶水要求摆放规范、一致;摄影摄像定点到位。


4、展示区:会场开幕式背景、会场LED的设计制作;确认物料数、搭建具体位置、后台位置,协调场地方工作人员全程对接监督,提醒执行工程师搭建注意事项。




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                         三维立体设计效果图展示


三、会场氛围营造

提前准备好会场常用音乐,如:会议提示音、暖场音乐、主持人上场音乐、嘉宾上场音乐、颁奖控台音乐、抽奖音乐、茶歇音乐、退场音乐等;向办公室落实借用透明胶(大)、对讲机、插线板、激光笔等,提前准备好笔记本电脑。




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